Pomoc

Założenie biura i pierwsze kroki

1. Wejdź na stronę rejestracji i podaj nazwę biura, NIP (opcjonalnie), imię i nazwisko, e-mail i hasło (co najmniej 10 znaków). Pierwsza osoba zostaje Właścicielem biura z pełnymi uprawnieniami.
2. Po zalogowaniu widzisz pulpit „Dziś”. Na początku jest pusty: wyniki miesiąca, plan dnia i oferty do uwagi zapełnią się, gdy dodasz dane.
3. Uzupełnij Dane firmy (menu po lewej): adres, dane do faktur, logo, telefon i e-mail ogólny. Te dane trafiają na dokumenty, do portali i na portal klienta.
4. Dodaj pierwszą ofertę przyciskiem Oferty → Nowa oferta albo przenieś oferty z dotychczasowego programu (następny punkt).
5. Zaproś zespół w zakładce Użytkownicy i podłącz portale w zakładce Portale.

Chcesz najpierw obejrzeć system na przykładowych danych? Przewodnik Jak to działa pokazuje każdy ekran na danych fikcyjnego biura.

Import ofert z innego CRM

Zakładka Import przenosi oferty, zdjęcia i właścicieli z plików eksportu ASARI, Galactica Virgo, EstiCRM i IMO oraz z ogólnego pliku CSV.

1. W dotychczasowym programie wyeksportuj oferty do pliku CSV lub XML. W większości systemów opcja jest w ustawieniach eksportu albo na liście ofert po zaznaczeniu wszystkich.
2. W Czworokącie otwórz Import, wybierz program źródłowy i wgraj plik. Limit to 200 MB; większy eksport podziel na części.
3. Czworokąt dopasowuje pola według gotowego mapowania. Pola, których nie rozpoznał, pokazuje na liście „Wskaż brakujące pola”: wybierz odpowiednik z listy albo kliknij „Pomiń to pole”.
4. Sprawdź podgląd pierwszych rekordów. Jeśli ceny, metraże i adresy są na swoich miejscach, uruchom import. Nie zamykaj strony, dopóki trwa.
5. Po zakończeniu kliknij „Zobacz oferty” albo „Zobacz klientów”. Zaimportowane oferty mają status roboczy, więc nic nie wyjdzie na portale, dopóki ich nie aktywujesz.

• Zdjęcia pobieramy z adresów podanych w pliku. Jeśli stary program wygasił linki, zdjęcia trzeba dodać ręcznie na karcie oferty.
• Właściciele trafiają do kartoteki klientów z powiązaniem do oferty. Klient z tym samym numerem telefonu nie jest dublowany. Zgody RODO uzupełnij po imporcie, bo pliki eksportu zwykle ich nie zawierają.
• Historia importów jest w zakładce Import. Jeśli coś poszło nie tak, popraw plik i wgraj go ponownie; wcześniej usuń z listy oferty z nieudanej próby, żeby ich nie zdublować.

Podłączenie Otodom i portali

Wszystkie kanały publikacji są w zakładce Portale. Połączenie robisz raz, potem przy każdej ofercie zaznaczasz w panelu „Publikacja”, gdzie ma być widoczna. Lista obsługiwanych portali jest na stronie Portale.

Otodom i OLX

1. W zakładce Portale kliknij „Połącz portal” przy Otodom i OLX.
2. Zalogujesz się na Otodom na stronie Otodom i zezwolisz Czworokątowi na publikowanie ofert w imieniu biura. Hasła do Otodom nie podajesz w Czworokącie.
3. Po powrocie zobaczysz „Konto Otodom zostało połączone”. Jeśli połączenie wygaśnie, pojawi się przycisk „Połącz ponownie”.
4. Przy pierwszej publikacji oferty Czworokąt dobiera kategorię Otodom. Gdy pasuje kilka, wybierzesz właściwą w oknie „Kategorie i licencja”.

Gratka przez WebAPI

1. Potrzebujesz konta firmowego na gratka.pl i klucza WebAPI, który Gratka wydaje po wysłaniu formularza na webapi2.gratka.pl.
2. W zakładce Portale kliknij „Połącz Gratkę (API)” i wklej klucz. Przechowujemy go zaszyfrowany.

Pozostałe portale: XML i FTP

1. Podpisz umowę z portalem i poproś o dane do importu ofert: adres FTP, login i hasło albo informację, że portal sam pobierze plik z podanego adresu.
2. W zakładce Portale kliknij „Dodaj kanał XML lub feed”, wybierz portal z listy szablonów i wpisz dane FTP. Portale z paczką ZIP (Domy.pl, Oferty.net, TabelaOfert, Zaadresowani) przyjmują wyłącznie FTP. Włącz „Szyfrowane połączenie FTPS”, jeśli portal je obsługuje.
3. Kliknij „Testuj FTP”. Gdy test przejdzie, użyj „Podgląd”, żeby zobaczyć plik, i „Wyślij teraz”, żeby wysłać pierwszą paczkę.
4. Jeśli portal pobiera plik sam, skopiuj adres feedu z tokenem z karty kanału i przekaż go portalowi.
5. Szablony dla portali bez publicznej specyfikacji wysyłamy w formacie przyjmowanym przez większość serwisów. Gdy portal odpowie, że oczekuje innych nazw pól, prześlij nam jego specyfikację, dopasujemy szablon bez dopłaty.

Status każdej wysyłki jest na karcie oferty w panelu Publikacja i w zakładce Portale → Publikacje. Przy odrzuceniu widać powód podany przez portal i przycisk „Napraw pierwszą”, który prowadzi do brakującego pola.

Feed ofert na stronę WWW biura

1. W zakładce Portale kliknij „Dodaj kanał XML lub feed” i wybierz „Feed strony WWW biura”.
2. Skopiuj adres feedu z karty kanału. Zawiera token, więc traktuj go jak hasło i przekazuj tylko osobie, która prowadzi stronę. Usunięcie kanału unieważnia adres.
3. Przekaż adres osobie, która prowadzi stronę biura. Strona pobiera z niego aktualne oferty ze zdjęciami w formacie XML. Przy ofercie zaznaczasz, czy ma być w feedzie, tak samo jak dla każdego portalu.

Zaproszenie zespołu, role i oddziały

1. Jeśli biuro ma kilka lokalizacji, najpierw dodaj je w zakładce Oddziały.
2. W zakładce Użytkownicy kliknij „Zaproś użytkownika”, podaj imię, nazwisko, e-mail, rolę i oddział. Zaproszony dostaje e-mail z linkiem, a ten sam link widzisz też na ekranie, gdybyś chciał przekazać go inaczej. Zaproszony ustawia własne hasło i loguje się.
3. Role wbudowane to Właściciel, Manager, Agent i Asystent. W zakładce Role możesz dodać własne, np. starszego agenta, z wybranymi uprawnieniami i zakresem widoczności rekordów: własne, oddziału albo całego biura.
4. Każdy użytkownik ma własne dane kontaktowe, które trafiają na portale przy jego ofertach. Rozliczenie obejmuje aktywne konta; użytkownika, który odchodzi, oznaczasz jako nieaktywnego, a jego oferty i klientów przepisujesz na inną osobę z listy ofert i klientów.

Dane firmy, skrzynka pocztowa, prowizje

• Dane firmy: nazwa, NIP, REGON, KRS, adres siedziby, dane do faktur, logo, telefon i e-mail ogólny, opis biura. Logo i dane trafiają na dokumenty i portal klienta.
• Skrzynka pocztowa biura: dane SMTP i IMAP, adres i nazwa nadawcy oraz opcjonalnie kopia wszystkich wiadomości na wskazany adres. Po konfiguracji e-maile do klientów wychodzą z adresu biura, a odpowiedzi wracają na oś czasu klienta. Hasło przechowujemy zaszyfrowane i nigdy go nie wyświetlamy.
• Domyślne ustawienia ofert: prowizja domyślna i minimalna osobno dla sprzedaży i wynajmu, liczone netto albo brutto. Domyślna trafia do nowej oferty, minimalna blokuje zapis niższej.
• Widoczność danych właściciela: w trybie „Ukryte” telefon, e-mail i adres właściciela widzi tylko opiekun klienta, opiekun oferty i kierownictwo.

Numeracja ofert i wymagane pola

• Numeracja: w Ustawieniach ustalasz przedrostek numeru dla każdego rodzaju nieruchomości (1 do 4 znaków, wielkie litery lub cyfry). Numer to przedrostek i kolejny numer biura.
• Wymagania pól oferty: dwa poziomy. Pola wymagane przy zapisie oferty oraz pola wymagane przy zmianie statusu na aktywny. Możesz też wymagać zielonego walidatora jakości przed aktywacją, wtedy oferta bez zdjęć, ceny czy opisu nie wyjdzie na portale. „Zastosuj zalecane” ustawia rozsądny zestaw na start.

Portal klienta

1. Na karcie klienta otwórz panel Portal i utwórz link. Czworokąt tworzy osobisty adres bez loginu i hasła.
2. Wyślij link klientowi e-mailem lub SMS-em z karty klienta. Właściciel zobaczy swoją ofertę, historię ceny, zapytania, publikacje i raporty z prezentacji. Kupujący zobaczy oferty z dopasowań, które oznaczysz jako wysłane, doda ulubione i poprosi o prezentację.
3. Prośby klientów z portalu pojawiają się na pulpicie „Dziś” w sekcji prośb.
4. Link ma ograniczoną ważność. Z karty klienta możesz go wymienić na nowy albo unieważnić.

Dokumenty i podpis elektroniczny

1. W zakładce Dokumenty wybierz szablon (umowa pośrednictwa, protokół, zgoda) albo przygotuj własny w sekcji „Szablony biura”, wstawiając pola klienta, oferty i biura. Przy generowaniu dokumentu pola wypełniają się same.
2. Wygeneruj PDF lub DOCX. PDF możesz wysłać do podpisu: klient dostaje link, otwiera dokument na telefonie, potwierdza kodem z SMS-a albo e-maila i podpisuje.
3. Podpisany PDF ma certyfikat podpisu z czasem, adresem IP i sposobem weryfikacji. Dokument jest na karcie klienta i w jego portalu.

To podpis elektroniczny zwykły w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Wystarcza do umowy pośrednictwa i protokołów. Do czynności wymagających formy aktu notarialnego lub podpisu kwalifikowanego nie ma zastosowania.

Hasło, 2FA i bezpieczeństwo

• Zmiana hasła jest w Ustawieniach. Po zmianie pozostałe sesje są wylogowywane.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): w Ustawieniach kliknij „Skonfiguruj 2FA”, zeskanuj kod w aplikacji (Google Authenticator, 1Password, Authy) i wpisz sześciocyfrowy kod. Zalecamy włączyć je każdemu użytkownikowi.
• Dziennik zdarzeń (zakładka Audyt) pokazuje, kto i kiedy zmienił ofertę, klienta, transakcję lub ustawienia.
• Hasła do portali, FTP i skrzynki są szyfrowane i nigdy nie są wyświetlane ani zapisywane w dzienniku.

Aplikacja na telefonie

Czworokąt działa w przeglądarce telefonu i można go zainstalować jak zwykłą aplikację (PWA). Na iPhonie otwórz czworokat.pl/crm/ w Safari, wybierz „Udostępnij” i „Do ekranu początkowego”. Na Androidzie w Chrome wybierz menu i „Dodaj do ekranu głównego”. Powiadomienia o nowych zapytaniach i prośbach klientów ustawiasz w zakładce Powiadomienia, osobno w aplikacji i e-mailem.