Regulamin usługi Czworokąt

§ 1. Definicje

1. Operator: Draftway Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Wyrzykowskiego 3/50, 03-142 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000335412 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS), NIP 1132775939, REGON 142003310, BDO 000751150, e-mail [email protected].
2. Usługa: system Czworokąt, oprogramowanie do zarządzania ofertami, klientami, transakcjami, dokumentami i komunikacją biura nieruchomości, udostępniane przez Internet pod adresem czworokat.pl, wraz z portalem klienta i interfejsami do portali ogłoszeniowych.
3. Biuro: przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł z Operatorem umowę o korzystanie z Usługi, zakładając Konto Biura.
4. Użytkownik: osoba fizyczna, która korzysta z Usługi w imieniu Biura przy użyciu indywidualnego loginu; w tym Właściciel, czyli pierwszy Użytkownik Biura z pełnymi uprawnieniami.
5. Klient Biura: osoba, której dane Biuro wprowadza do Usługi, w szczególności właściciel nieruchomości, kupujący, najemca lub osoba zadająca zapytanie.
6. Portal Klienta: część Usługi dostępna dla Klienta Biura przez osobisty link, bez zakładania konta.
7. Abonament: opłata za korzystanie z Usługi w okresie rozliczeniowym, zależna od liczby aktywnych kont Użytkowników, według cennika.
8. Okres Bezpłatny: pierwszy miesiąc korzystania z Usługi przez nowe Biuro, liczony od dnia założenia Konta Biura, w którym Abonament nie jest naliczany.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców w związku z ich działalnością gospodarczą lub zawodową. Operator nie świadczy Usługi konsumentom.
3. Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript oraz aktywny adres e-mail.
4. Zakazane jest dostarczanie przez Biuro treści o charakterze bezprawnym oraz korzystanie z Usługi w sposób naruszający prawa osób trzecich, w tym publikowanie ofert nieruchomości bez tytułu prawnego do pośrednictwa.

§ 3. Zawarcie umowy i Konto Biura

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Biura w formularzu rejestracji i zaakceptowania Regulaminu. Założenie konta wymaga podania nazwy Biura, imienia, nazwiska, adresu e-mail i hasła; NIP jest opcjonalny, ale wymagany do wystawienia faktury.
2. Osoba zakładająca Konto Biura oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Biura.
3. Właściciel może zapraszać kolejnych Użytkowników, nadawać im role i uprawnienia, dezaktywować ich konta oraz tworzyć oddziały. Biuro odpowiada za działania Użytkowników jak za własne.
4. Login i hasło są poufne. Użytkownik ma obowiązek ich nieudostępniania. Operator zaleca włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego. Biuro niezwłocznie informuje Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.

§ 4. Zakres Usługi

1. Usługa obejmuje funkcje opisane na stronie czworokat.pl w dniu korzystania, w szczególności: bazę ofert i klientów, publikację ofert na portalach ogłoszeniowych i na stronie WWW Biura, obsługę zapytań, kalendarz, transakcje i prowizje, generowanie dokumentów i podpis elektroniczny zwykły, komunikację e-mail i SMS, Portal Klienta, statystyki, moduł wspierający obowiązki z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz import danych.
2. Wszystkie funkcje są dostępne w każdym koncie. Nie ma limitu liczby ofert, klientów ani publikacji. Operator może wprowadzić techniczne limity chroniące stabilność Usługi (np. wielkość pliku importu, częstotliwość wysyłek), o czym informuje w aplikacji lub w pomocy.
3. Publikacja ofert na portalach ogłoszeniowych wymaga posiadania przez Biuro własnego konta w danym portalu i zawarcia z nim umowy. Operator nie jest stroną tej umowy, nie odpowiada za przyjęcie, odrzucenie, sposób prezentacji ani opłaty za ogłoszenia w portalach. Lista portali i stan ich integracji jest na stronie Portale.
4. Wysyłka e-mail z własnej skrzynki Biura i wysyłka SMS wymagają podania przez Biuro danych dostępowych do skrzynki lub korzystają z usług operatorów zewnętrznych; Biuro odpowiada za treść wysyłanych wiadomości i posiadanie zgód adresatów.
5. Podpis elektroniczny dostępny w Usłudze jest podpisem elektronicznym zwykłym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Biuro samodzielnie ocenia, czy taka forma jest wystarczająca dla danej czynności.
6. Moduł AML oraz funkcje związane z RODO wspierają wykonywanie obowiązków Biura, ale ich nie zastępują. Biuro jako instytucja obowiązana odpowiada za własną procedurę wewnętrzną i poprawność wprowadzanych danych.
7. Operator rozwija Usługę i może dodawać, zmieniać lub wycofywać funkcje. O wycofaniu funkcji istotnej dla pracy Biura Operator informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

§ 5. Opłaty

1. Abonament jest naliczany miesięcznie za każde aktywne konto Użytkownika według cennika obowiązującego w dniu rozpoczęcia okresu rozliczeniowego. Ceny są kwotami netto; dolicza się podatek VAT.
2. Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy, chyba że strony ustaliły inaczej. Faktury są wystawiane elektronicznie i wysyłane na adres e-mail do faktur podany w ustawieniach Biura, na co Biuro wyraża zgodę.
3. Termin płatności wynosi 14 dni od wystawienia faktury. W razie opóźnienia przekraczającego 14 dni Operator może, po uprzednim wezwaniu e-mailem, ograniczyć dostęp do Usługi do trybu odczytu do czasu zapłaty.
4. Zmiana cennika wymaga poinformowania Biura e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Biuro, które nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego poprzedzającego wejście zmiany w życie.
5. Biuro, które zakłada Konto Biura po raz pierwszy, korzysta z Usługi bez Abonamentu w Okresie Bezpłatnym. Okres Bezpłatny trwa do tego samego dnia następnego miesiąca kalendarzowego co dzień założenia Konta Biura, a gdy w następnym miesiącu nie ma takiego dnia, do jego ostatniego dnia. Data zakończenia Okresu Bezpłatnego jest widoczna w Usłudze.
6. W Okresie Bezpłatnym Biuro ma dostęp do wszystkich funkcji Usługi. Okres Bezpłatny nie wymaga zapłaty ani zawarcia dodatkowej umowy, a Biuro może w jego trakcie wypowiedzieć umowę na zasadach z § 9. Wypowiedzenie złożone w Okresie Bezpłatnym skutkuje z jego końcem, a Biuro nie ponosi wtedy żadnych opłat.
7. Okres Bezpłatny przysługuje jeden raz na Biuro. Operator może odmówić jego przyznania albo zakończyć go, jeżeli ten sam podmiot korzystał już z niego wcześniej, w szczególności zakładając kolejne Konto Biura w celu ponownego uzyskania Okresu Bezpłatnego.
8. Po zakończeniu Okresu Bezpłatnego Usługa jest świadczona odpłatnie według cennika. Abonament jest naliczany od dnia następującego po zakończeniu Okresu Bezpłatnego na zasadach określonych w ust. 1–4, a pierwszą fakturę Operator wystawia dopiero po zakończeniu tego okresu.

§ 6. Dane Biura i powierzenie przetwarzania

1. Wszystkie dane wprowadzone do Usługi przez Biuro (oferty, zdjęcia, dane Klientów Biura, dokumenty, korespondencja) pozostają własnością Biura. Operator nie wykorzystuje ich do celów innych niż świadczenie Usługi.
2. W zakresie danych osobowych Klientów Biura i Użytkowników Biuro jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym. Zawarcie umowy o korzystanie z Usługi obejmuje zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na warunkach określonych w polityce prywatności, zgodnie z art. 28 RODO. Na życzenie Biura Operator podpisze umowę powierzenia w formie odrębnego dokumentu.
3. Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, szyfrowanie haseł do usług zewnętrznych, rozdzielenie danych poszczególnych Biur, kopie zapasowe i dziennik zdarzeń.
4. Biuro może w każdej chwili wyeksportować oferty i klientów do plików z poziomu aplikacji.

§ 7. Dostępność i wsparcie

1. Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna całodobowo. Prace serwisowe planowane są poza godzinami pracy biur i zapowiadane w aplikacji z wyprzedzeniem, gdy mają trwać dłużej niż 15 minut.
2. Pomoc techniczna jest dostępna pod adresem [email protected] w dni robocze. Instrukcje są na stronie Pomoc.
3. Biuro zgłasza błędy Usługi z opisem pozwalającym na ich odtworzenie. Operator usuwa błędy uniemożliwiające pracę w pierwszej kolejności.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych postanowień, które obowiązują w relacjach między przedsiębiorcami.
2. Operator nie odpowiada za: treść danych wprowadzanych przez Biuro, decyzje portali ogłoszeniowych i innych usług zewnętrznych, przerwy wynikające z działania dostawców Internetu, hostingu lub operatorów SMS i e-mail, skutki udostępnienia loginu i hasła osobom trzecim ani za szkody wynikające z siły wyższej.
3. Łączna odpowiedzialność Operatora wobec Biura z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości Abonamentu zapłaconego przez Biuro w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

§ 9. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony.
2. Biuro może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, e-mailem z adresu Właściciela na [email protected] albo z poziomu ustawień Biura.
3. Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania okresu wypowiedzenia, gdy Biuro rażąco narusza Regulamin, w szczególności używa Usługi do działań bezprawnych albo zalega z płatnością ponad 30 dni mimo wezwania.
4. Po rozwiązaniu umowy Biuro ma 30 dni na wyeksportowanie danych; w tym czasie Konto Biura działa w trybie odczytu. Po upływie tego terminu Operator trwale usuwa dane Biura, z wyjątkiem danych, których przechowywanie wymagają przepisy (np. faktury), oraz kopii zapasowych, które są nadpisywane w cyklu do 30 dni.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi Biuro składa na adres [email protected], podając nazwę Biura, opis problemu i czas jego wystąpienia.
2. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano.

§ 11. Własność intelektualna

1. Usługa, jej kod, interfejs, szablony dokumentów i materiały pomocy są chronione prawem autorskim i należą do Operatora lub jego licencjodawców.
2. Biuro otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi w czasie trwania umowy, w zakresie zgodnym z jej przeznaczeniem. Zakazane jest kopiowanie, dekompilacja i udostępnianie Usługi osobom trzecim poza Użytkownikami Biura.
3. Szablony dokumentów udostępniane w Usłudze mają charakter przykładowy. Biuro odpowiada za ich treść i zgodność z prawem w swojej działalności.

§ 12. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany zakresu Usługi lub względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Operator informuje e-mailem Właściciela Biura i w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Biuro, które nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień ich wejścia w życie. Korzystanie z Usługi po tym dniu oznacza akceptację.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.
3. Integralną częścią Regulaminu są cennik i polityka prywatności.