AML w biurze nieruchomości: obowiązki pośrednika krok po kroku

Kto jest instytucją obowiązaną

Ustawa obejmuje pośredników w obrocie nieruchomościami, w tym jednoosobowe działalności. Wyjątkiem jest pośrednictwo w najmie lub dzierżawie, gdy miesięczny czynsz jest niższy od równowartości 10 000 euro. Wielkość biura nie ma znaczenia: te same obowiązki ma agencja z dwudziestoma agentami i pośrednik pracujący sam. Obowiązki dotyczą też zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, jeśli biuro jest spółką.

Siedem obowiązków

1. Procedura wewnętrzna. Pisemny dokument opisujący, jak biuro ocenia ryzyko, identyfikuje klientów, przechowuje dokumenty i zgłasza transakcje. Musi być zatwierdzona przez kadrę kierowniczą i aktualizowana. Żaden program jej nie zastąpi.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej. Członek zarządu albo pracownik na kierowniczym stanowisku odpowiada za wykonywanie obowiązków z ustawy. W jednoosobowej działalności to właściciel.
3. Ocena ryzyka instytucji. Dokument opisujący, jakie ryzyko prania pieniędzy wiąże się z działalnością biura (rodzaj klientów, nieruchomości, sposób płatności), aktualizowany co najmniej raz na dwa lata.
4. Środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta. Identyfikacja i weryfikacja tożsamości na podstawie dokumentu, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, sprawdzenie, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), ocena ryzyka klienta i transakcji oraz bieżące monitorowanie. Stosuje się je przy nawiązaniu stosunków gospodarczych, czyli w praktyce przy podpisaniu umowy pośrednictwa, a także przy transakcji okazjonalnej od progu określonego w ustawie.
5. Przechowywanie dokumentacji. Kopie dokumentów, wyniki analiz i oceny ryzyka przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub transakcji.
6. Zgłoszenia do GIIF. Zawiadomienie o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy oraz informacje o transakcjach ponadprogowych w zakresie przewidzianym ustawą. Biuro musi mieć też wewnętrzny kanał zgłaszania naruszeń dla pracowników.
7. Szkolenia. Każdy pracownik wykonujący obowiązki z ustawy przechodzi szkolenie, a biuro dokumentuje, kto, kiedy i z czego został przeszkolony.

Jak to wygląda w CRM

Problem biur nie polega na tym, że nie znają obowiązków, tylko na tym, że dokumentacja AML żyje w osobnym segregatorze albo arkuszu, oddzielnie od kartoteki klienta. Przy kontroli trzeba składać to z kilku miejsc. Sensowny CRM dla nieruchomości trzyma AML przy kliencie i transakcji:

• Na karcie klienta: data i sposób identyfikacji, dokument, PEP, beneficjent rzeczywisty, ocena ryzyka z uzasadnieniem i datą kolejnego przeglądu.
• Na transakcji: ocena ryzyka transakcji, źródło środków, sposób płatności, wpis do rejestru transakcji z datą.
• W ustawieniach biura: osoba odpowiedzialna, rejestr szkoleń, kanał zgłoszeń wewnętrznych, przypomnienie o przeglądzie oceny ryzyka instytucji.
• W dzienniku zdarzeń: kto i kiedy wpisał każdą z tych rzeczy, bo kontrola pyta o to jako pierwsze.

Tak działa moduł AML w Czworokącie: identyfikacja, PEP, beneficjenci, ocena ryzyka klienta i transakcji, rejestr transakcji, zgłoszenia wewnętrzne i rejestr szkoleń, bez dopłaty. Zrzuty ekranu w przewodniku Jak działa Czworokąt. Procedurę wewnętrzną i ocenę ryzyka instytucji biuro nadal pisze samo, najlepiej z prawnikiem.

Najczęstsze błędy przy kontroli

• Procedura wewnętrzna skopiowana z internetu, nieodnosząca się do biura i niezaktualizowana od lat.
• Identyfikacja klienta bez daty i bez kopii dokumentu, albo tylko dla jednej strony transakcji.
• Brak sprawdzenia PEP i beneficjenta rzeczywistego, gdy klientem jest spółka.
• Brak dowodu szkoleń pracowników.
• Rejestr transakcji prowadzony „od przypadku do przypadku”, z lukami.

Szerszy kontekst, czyli co jeszcze powinien mieć program dla biura: CRM dla nieruchomości: czym jest i co musi umieć.