CRM dla nieruchomości: czym jest i co musi umieć

Czym CRM dla nieruchomości różni się od zwykłego CRM

Ogólny CRM, taki jak HubSpot, Pipedrive czy Bitrix24, zarządza kontaktami i lejkiem sprzedaży. Da się w nim prowadzić biuro nieruchomości, ale każdą branżową rzecz trzeba dobudować samemu: pola oferty, zdjęcia, eksport na Otodom, umowę pośrednictwa, prowizję od obu stron transakcji. W praktyce biura, które próbowały tej drogi, kończą z arkuszem kalkulacyjnym obok CRM i ręcznym wklejaniem ogłoszeń na portale.

CRM dla nieruchomości ma te rzeczy wbudowane. Oferta jest osobnym obiektem z kilkudziesięcioma cechami (metraż, piętro, rok budowy, forma własności, stan prawny), zdjęciami i historią cen. Klient ma rolę: właściciel, kupujący, najemca, wynajmujący. Poszukiwanie klienta jest dopasowywane do ofert automatycznie. Transakcja łączy ofertę z kupującym i liczy prowizję od każdej strony. A eksport na portale to jeden przycisk, nie kopiowanie opisu do pięciu serwisów.

Dziesięć funkcji, bez których biuro nie pracuje

1. Baza ofert z walidacją jakości. Kreator, który nie pozwoli wysłać oferty bez zdjęć, ceny i opisu. Historia cen, etykiety, widok listy, kafelków i mapy, eksport do Excela.
2. Eksport na portale. Otodom i OLX przez API, pozostałe portale przez feedy XML w ich formacie. Z informacją zwrotną: co portal przyjął, co odrzucił i dlaczego.
3. Kartoteka klientów z rolami i zgodami RODO. Każda zgoda ze źródłem i datą, bo to pierwsze, o co pyta kontrola. Oś czasu z e-mailami, telefonami i prezentacjami, a w opcji dodatkowej także z SMS-ami.
4. Dopasowanie poszukiwań do ofert. Klient szuka trzech pokoi na Mokotowie do 900 tysięcy, system sam podsuwa nowe oferty i powiadamia opiekuna.
5. Jedna skrzynka zapytań. Zapytania z Otodom, formularza na stronie i poczty w jednym miejscu, z przypisaniem do agenta, terminem oddzwonienia i wykrywaniem duplikatów.
6. Transakcje z prowizjami. Etapy od zapytania po akt notarialny, prowizja sprzedającego i kupującego netto i brutto, automatyczne zadania na terminy.
7. Dokumenty i podpis elektroniczny. Umowa pośrednictwa, protokół przekazania i zgody z szablonów, podpisywane przez link z kodem w e-mailu. Bez drukarki i skanera.
8. Kalendarz i zadania. Prezentacje, spotkania, przypomnienia o kończących się umowach, plan dnia na pulpicie.
9. Role, oddziały i widoczność danych. Agent widzi swoje oferty, kierownik oddział, właściciel całe biuro. Dane właścicieli nieruchomości można ukryć przed resztą zespołu.
10. Statystyki i ranking. Liczba pozyskanych ofert, prezentacji, podpisanych umów i prowizji na agenta, z wagami ustalanymi przez biuro.

Do tego dochodzą rzeczy, które jeszcze kilka lat temu były dodatkiem, a dziś decydują o wyborze: portal klienta, w którym właściciel sam sprawdza, co dzieje się z jego ofertą, oraz moduł AML.

Eksport ofert na portale: na co zwrócić uwagę

To najczęstszy powód zmiany CRM. Ważne są trzy rzeczy. Po pierwsze, sposób połączenia: API daje natychmiastową publikację i zwrotne zapytania, feed XML jest pobierany przez portal cyklicznie, zwykle co kilka godzin. Po drugie, informacja zwrotna: jeśli portal odrzucił ofertę z powodu brakującego pola, agent musi to zobaczyć na karcie oferty, a nie dowiedzieć się od klienta po tygodniu. Po trzecie, koszty: niektóre systemy liczą opłatę za każdy portal albo za liczbę publikacji. Sprawdź to w cenniku, zanim podpiszesz umowę.

Lista portali, które obsługuje Czworokąt, wraz ze sposobem połączenia, jest na stronie Portale. Szczegóły techniczne feedów XML opisujemy w poradniku Eksport ofert na portale nieruchomości.

RODO, AML i umowa pośrednictwa

Biuro nieruchomości przetwarza dane osobowe setek osób i jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. CRM powinien więc:

• zapisywać zgody RODO z treścią, źródłem i datą oraz umożliwić wykonanie prawa do usunięcia danych,
• prowadzić rejestr czynności AML: identyfikację klienta, sprawdzenie PEP i beneficjenta rzeczywistego, ocenę ryzyka, rejestr transakcji,
• przechowywać umowę pośrednictwa przy kliencie i ofercie, z datą podpisu i okresem obowiązywania,
• mieć dziennik zdarzeń, czyli kto, kiedy i co zmienił, bo to pytanie pada przy każdym sporze.

Osobny poradnik: AML w biurze nieruchomości, obowiązki pośrednika krok po kroku.

Ile kosztuje CRM dla nieruchomości

Na polskim rynku spotkasz trzy modele rozliczeń. Abonament za użytkownika z jedną stawką, gdzie wszystkie funkcje są w cenie. Pakiety, gdzie tańszy plan ma wyłączone moduły (np. bez portalu klienta czy dokumentów) i trzeba dopłacić, żeby je odblokować. Oraz umowy na 12 lub 24 miesiące z niższą ceną miesięczną, ale bez możliwości rezygnacji. Do tego dochodzą czasem opłaty wdrożeniowe, za import danych, za dodatkowe portale albo za dodatkowe miejsce na zdjęcia.

Przy porównywaniu licz pełny koszt roczny dla swojego zespołu z wszystkimi modułami, których będziesz używać. Dwa systemy z ceną „od 49 zł” mogą różnić się trzykrotnie po doliczeniu modułów. Czworokąt ma stawkę 75 zł netto za konto miesięcznie (konta 6–10 po 50 zł, od 11. po 30 zł), wszystkie funkcje w cenie i rezygnację z końcem miesiąca. Pełne zestawienie w cenniku.

Jak wybrać CRM dla nieruchomości: lista kontrolna

1. Spisz portale, na które publikujesz, i sprawdź, jak każdy jest podłączony (API czy XML) i czy jest za to dopłata.
2. Poproś o konto testowe i zaimportuj własne oferty. Dopiero na prawdziwych danych widać, czy pola się zgadzają i czy zdjęcia przechodzą.
3. Przejdź całą ścieżkę: dodaj ofertę, wyślij na portal, przyjmij zapytanie, umów prezentację, podpisz umowę, załóż transakcję, rozlicz prowizję. Zmierz, ile kliknięć zajmuje każdy krok.
4. Sprawdź, czy agent może pracować z telefonu: dodać zdjęcia na miejscu, zapisać notatkę po prezentacji, wysłać klientowi link do oferty.
5. Zapytaj, gdzie są dane (UE czy poza), jak wygląda kopia zapasowa i jak wyeksportujesz wszystko, jeśli zrezygnujesz.
6. Policz koszt roczny dla całego zespołu z modułami, których użyjesz, i sprawdź okres wypowiedzenia.
7. Zobacz, jak działa pomoc: czy jest publiczna instrukcja, czy odpowiadają na e-mail w dzień roboczy.

Rozwinięcie każdego punktu z przykładami: Jak wybrać CRM dla biura nieruchomości.

Przeprowadzka z innego systemu

Strach przed utratą danych trzyma biura w starych programach latami. W praktyce każdy liczący się CRM w Polsce pozwala wyeksportować oferty do XML albo CSV, a zdjęcia są w pliku jako adresy URL. Nowy system powinien mieć gotowe mapowania pól dla popularnych programów i podgląd przed zapisem, żeby zobaczyć, co zostanie wczytane, zanim cokolwiek trafi do bazy. Czworokąt ma mapowania dla ASARI, Galactiki, EstiCRM i IMO oraz ogólny import CSV; instrukcja krok po kroku jest w pomocy.

Jak to rozwiązuje Czworokąt

Czworokąt to polski CRM dla nieruchomości, w którym wszystkie dziesięć funkcji z listy powyżej, portal klienta i moduł AML są w jednym abonamencie. Oferty publikujesz na Otodom przez API i na pozostałe portale przez feedy XML, klienci mają zgody RODO ze źródłem, transakcje liczą prowizje obu stron, a umowę pośrednictwa klient podpisuje przez link na telefonie. Dane leżą na serwerach w Unii Europejskiej. Przewodnik ze zrzutami ekranu: Jak działa Czworokąt.